O Formulário de Controle de Mudanças é um artefato formalmente enviado que é utilizado para controlar todos os pedidos (incluindo novos recursos, pedidos de melhoria, defeitos, alteração de requisitos, etc.) . Ele deve também incluir as informações de status durante todo o ciclo de vida do projeto. Todo o histórico de mudanças será mantido com o CR, o que inclui todas as mudanças de estado, datas e motivos da mudança. Essas informações ficam disponíveis para revisões repetidas e para fechamento final. Um exemplo de Formulário de Controle de Mudanças é fornecido em Produto de Trabalho: Controles de Mudanças.

Se o CCB suspeitar que um CR está sendo Duplicado ou Rejeitado como um pedido inválido (por exemplo, erro do operador, não reproduzível, o modo de funcionamento, etc.), um representante do CCB terá que confirmar o estado de duplicado ou de rejeitado do CR e reunir informações adicionais do solicitante, se necessário.

Se dados insuficientes existirem para confirmar a validade de um CR Rejeitado ou Duplicado, o proprietário é alterado automaticamente para o solicitante, que é notificado para fornecer dados adicionais (Informações Adicionais).

De acordo com os resultados da investigação, deverá ocorrer uma das seguintes situações:

1. O Controle de Mudanças duplicado ou rejeitado confirmado deverá ser Fechado (e o solicitante notificado),
2. Serão solicitadas informações adicionais do solicitante (Informações Adicionais) ou
3. As informações do Controle de Mudanças serão atualizadas para mostrar o motivo de ele não ser um pedido duplicado ou inválido e serão novamente Enviadas para Revisão do CCB.

Os estados típicos pelos quais um Controle de Mudanças pode passar são mostrados em Conceito: Gerenciamento do Controle de Mudanças)