10.1.1 Entradas para o Planejamento das Comunicações

.1 Requisitos de comunicações. Os requerimentos de comunicações são a soma dos requerimentos de informações dos interessados do projeto. Os requerimentos são definidos através da combinação do tipo e do formato da informação requerida com uma análise do valor dessa informação. Os recursos do projeto devem ser gastos apenas para comunicar informações que contribuam para o sucesso ou onde uma falta de comunicação possa conduzir a uma falha. As informações tipicamente requeridas para determinar os requisitos de comunicação do projeto incluem:

   O relacionamento das responsabilidades entre os interessados e a organização do projeto.

   As disciplinas, departamentos e particularidades envolvidas no projeto.

   A logística de quantos indivíduos estarão envolvidos com o projeto e em que locais.

   Necessidades de informações externas (por exemplo: comunicação com a mídia).

.2 Tecnologia de comunicações. As tecnologias ou métodos utilizados para transferir informações entre as partes envolvidas do projeto, podem variar significativamente: de breves conversas para encontros extensos, de simples documentos escritos para cronogramas ou bancos de dados acessíveis on-line. Os fatores tecnológicos da comunicação que podem afetar o projeto incluem:

   A urgência da necessidade de informação - o sucesso do depende de se ter freqüentemente informações atualizadas e disponíveis rapidamente, ou seria suficiente a emissão de relatórios periódicos?

   A disponibilidade de tecnologia - os sistemas que já estão implantados são apropriados, ou as necessidades do projeto justificam mudanças ?

   O pessoal designado para o projeto - os sistemas de comunicação propostos são compatíveis com a experiência e conhecimento especializado dos participantes do projeto ou serão necessários treinamentos e aprendizado mais extensos?

   A longevidade do projeto - a tecnologia disponível poderia mudar antes do término do projeto?

.3 Restições. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, no caso de contratação de recursos importantes, serão necessárias maiores cuidados para se lidar com as informações do contrato.
  Quando o projeto é executado sob contrato, exis tem, freqüentemente, provisões contratuais específicas que afetam o planejamento da comunicação.

.4 Premissas. Veja Seção 4.1.1.5.

10.1.2 Técnicas e Ferramentas para o Planejamento das Comunicações

.1 Análises das partes interessadas (Stakeholders). As necessidades de informação dos vários interessados devem ser analisadas para desenvolver uma visão metodológica e lógica dessas necessidades de informação e das fontes para satisfazê-las. (Interessados do projeto são discutidos em mais detalhes na Seção 2.2. As análises devem considerar métodos e tecnologias adequados ao projeto que fornecerão as informações necessárias. Devem ser tomados cuidados para não desperdiçar recursos com informações desnecessárias ou tecnologias não apropriadas.

10.1.3 Saídas do Planejamento das Comunicações

.1 Plano de gerência de comunicações. Um plano de gerência de comunicações é um documento que fornece:

   Uma estrutura de coleta e arquivamento que detalhe que métodos serão usados para reunir e armazenar os vários tipos de informação. Os procedimentos devem cobrir também a coleta e a disseminação das atualizações e correções no material previamente distribuído.

   Uma estrutura de distribuição que detalhe que informações (relatórios de situação , dados, cronograma, documentações técnicas, etc) fluirão, e que métodos (relatórios escritos, reuniões, etc) serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação. Esta estrutura deve ser compatível com as responsabilidades e os relacionamentos de reporte descritos através do organograma do projeto.

   Uma descrição da informação a ser distribuída incluindo o formato, conteúdo, nível de detalhamento e as convenções/definições a serem utilizadas.

   Os cronogramas de produção apresentando quando cada tipo de comunicação será produzido.

   Os métodos para acessar informações entre as comunicações agendadas.

   Um método para atualizar e refinar o plano de gerência de comunicações durante o progresso e desenvolvimento do projeto.

  O plano de gerência de comunicações pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo, dependendo das necessidades do projeto. É um componente do plano geral do projeto (descrito na Seção 4.1).