12.1.1 Entradas para o Planejamento das Aquisições

.1 Declaração do escopo. A declaração de escopo (ver Seção 5.2.3.1) descreve os limites atuais do projeto. Ela fornece informações importantes sobre as necessidades e estratégias do projeto que devem ser consideradas durante o planejamento das aquisições.

.2 Descrição do produto. A descrição do produto do projeto (descrita na Seção 5.1.1.1) fornece informações importantes sobre qualquer questão técnica ou preocupação que necessitariam ser consideradas durante o planejamento das aquisições.
  A descrição do produto geralmente é mais abrangente que a declaração de trabalho. Uma descrição do produto apresenta a essência do produto final do projeto; uma declaração de trabalho (discutida na Seção 12.1.3.2) descreve a porção daquele produto que será provida por um fornecedor do projeto. Entretanto, se a organização executora decidir contratar o produto inteiro, então, a distinção entre os dois termos desaparece.

.3 Recursos de contratação. Se a organização executora não tem um grupo formal de compras, então, a equipe do projeto terá que prover os recursos e o conhecimento para apoiar as atividades de contratação.

.4 Condições de mercado. O processo de planejamento de contrações deve considerar que produtos e serviços estão disponíveis no mercado, quais são os fornecedores, e sob que termos e condições.

.5 Outras saídas de planejamento. Na medida em que outras saídas de planejamento estão disponíveis, elas devem ser consideradas durante o planejamento das aquisições. As outras saídas de planejamento que devem freqüentemente ser consideradas incluem primeiramente as estimativas de custo e cronograma, os planos de gerência de qualidade, as projeções de fluxo de caixa, a Estrutura Analítica do Projeto, os riscos identificados e as designações planejadas de pessoal.

.6 Restrições. As restrições são fatores que limitam as opções do comprador. Uma das restrições mais comuns para muitos projetos é a disponibilidade de recursos financeiros.

.7 Premissas. Premissas são fatores que, para fins do planejamento, serão consideradas verdadeiras, reais, ou corretas.

12.1.2 Técnicas e Ferramentas para o Planejamento das Aquisições

.1 Análise de make-or-buy (fazer ou comprar).Esta é um técnica geral da administração e uma parte do processo definição de escopo inicial que é usada para determinar se um produto particular pode ser produzido a um custo-benefício adequado pela organização executora. A análise deve incluir ambos os custos, diretos e indiretos, Por exemplo o lado “comprar” da análise deve incluir tanto o custo real “out-of-pocket” para comprar o produto, quanto os custos indiretos de administração do processo de compra.
  Uma análise make-or-buy deve também refletir a perspectiva da organização executora assim como as necessidades imediatas do projeto. Por exemplo, comprar um item essencial (desde um guindaste de construção a um computador pessoal) em vez de alugar, pode ou não ser vantajoso em termos de custo. Entretanto, se a organização executora tem uma necessidade permanente para o item, a porção do custo de compra alocada ao projeto pode ser menor que o custo do aluguel.

.2 Avaliação especializada. Uma avaliação técnica especializada será freqüentemente requerida para avaliar as entradas para este processo. Tal expertise pode ser fornecida por qualquer grupo ou indivíduo com conhecimento especializado ou treinamento e está disponível a partir de diversas fontes incluindo:

   Outras unidades dentro da organização executora.

   Consultores.

   Profissionais e associações técnicas.

   Grupos da indústria.

.3 Seleção do tipo de contrato. Existem diferentes tipos de contratos que podem ser utilizados para diferentes tipos de compras. Os contratos geralmente se enquadram em uma de três categorias abrangentes:

   Preço fixo ou contratos de preço fechado - esta categoria de contratos envolve um preço total fixo para um produto bem definido. Na medida em que o produto não está bem definido, tanto o comprador como o vendedor estão sujeitos a riscos – o comprador pode não receber o produto desejado e o vendedor pode incorrer em custos adicionais para produzir o produto. Os contratos de preço fixo podem também incluir incentivos quando se consegue atingir ou exceder determinados objetivos do projeto tais como metas de prazos.

   Contratos de custos reembolsáveis – esta categoria de contratos envolve o pagamento (reembolso) ao vendedor pelos seus custos reais mais tipicamente um taxa representando o lucro do fornecedor. Os custos são usualmente classificados como diretos ou indiretos. Os custos diretos são custos incorridos para o benefício exclusivo do projeto (salários do pessoal de tempo integral). Os custos indiretos, também chamados custos de overhead, são custos alocados ao projeto pela organização executora a título de realização do negócio (salários do corpo de executivos). Os custos indiretos são usualmente calculados como uma percentagem dos custos diretos. Os contratos de custos reembolsáveis freqüentemente incluem incentivos quando se consegue atingir ou exceder determinados objetivos do projeto tais como metas de prazo ou custos totais.

   Contratos de tempo e material (T&M) – Contratos T&M são um tipo híbrido de arranjo contratual que contém aspectos de ambos os custos, reembolsável e preço fixo. Contratos T&M parecem arranjo do tipo de custo em que eles são abertos no final, porque o valor total do arranjo não é definido na época da decisão. Desta forma, contratos T&M podem crescer no valor do contrato como se eles fossem do tipo de arranjos custos reembolsáveis. De modo oposto, arranjos T&M pode ser também reembolsável por unidades fixas acordadas, quando, por exemplo, uma taxa unitária é preparada anteriormente pelo comprador ou fornecedor, e ambas as partes estão de acordo com a taxa para a categoria de "engenheiro senior".

12.1.3 Saidas do Planejamento das Aquisições

.1 Plano de gerenciamento das aquisições. O plano de gerenciamento das aquisições deve descrever como os processos de aquisição remanescentes (da preparação das aquisições até o encerramento do contrato) serão gerenciados. Por exemplo:

   Que tipos de contratos serão usados?

   Se houver necessidade de estimativas independentes como critério de avaliação, quem irá prepará-las e quando?

   Se a organização executora tem um departamento de compras, que ações pode a equipe de projeto tomar por contra própria?

   Caso haja necessidade de documentos padronizados para o processo de aquisição, onde eles podem ser encontrados?

   Como serão administrados os diversos fornecedores ?

   Como as aquisições serão coordenadas com outros aspectos do projeto, tais como cronogramas e relatos de desempenho?

  Um plano de gerenciamento das aquisições pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou genérico, baseado nas necessidades do projeto. Ele é um elemento auxiliar do plano do projeto descrito na Seção 4.1, Desenvolvimento do Plano do Projeto.

.2 Declaração do trabalho (SOW). A declaração do trabalho descreve o item a ser contratado com suficiente detalhe para permitir que os potenciais fornecedores possam avaliar se são capazes de atender o edital. O nível de detalhe pode variar de acordo com a natureza do item, as necessidades do comprador, ou a forma do contrato.
  Algumas áreas de aplicações reconhecem diferentes tipos de SOW. Por exemplo, em algumas jurisdições de governo, o termo SOW é reservado para um item de compra que seja um produto ou serviço claramente especificado, e o termo Declaração de Requerimentos (SOR) é usado para um item de compra que seja apresentado como um problema a ser resolvido..
  A declaração de trabalho pode ser revisada e refinada no transcorrer do processo de compra. Por exemplo, um fornecedor potencial pode sugerir uma abordagem mais eficiente ou um produto mais barato do que aquele originalmente especificado. Cada item de compra individual requer uma declaração de trabalho separada. Entretanto, produtos ou serviços múltiplos podem ser agrupados como um item de compra com um único SOW.
  A declaração de trabalho deve ser tão clara, completa e concisa, quanto possível. Ela deve incluir uma descrição de qualquer serviços relacionados, tais como relatórios de desempenho ou suporte após o projeto para o item comprado. Em algumas áreas de aplicação, há requerimentos específicos de conteúdo e formato para a SOW.

overhead - diz-se dos custos proveniente da máquina empresarial não diretamente vinculados ao projeto em si.

(sow) statement of work - Descreve o(s) item(ns) a ser(em) adquirido(s) com suficiente detalhe para permitir uma avaliação dos fornecedores quanto à sua capacidade de atender o edital.

(sor) statement of requirement - A Declaração de Requerimentos é utilizada para apresentar um item de compra que á apresentado como um problema a ser resolvido.