Preparar o Workshop

Conduzir um workshop de avaliação significa reunir todos os envolvidos para uma sessão intensiva e focada. Normalmente, um workshop de avaliação dura meio período ou um dia inteiro.

o engenheiro de processo prepara uma apresentação da abordagem que será adotada para implementar um processo. Essa apresentação deve durar de 1 a 3 horas, dependendo do conhecimento das pessoas envolvidas.

Peça a um representante da organização de desenvolvimento para preparar uma apresentação sobre como a organização de desenvolvimento trabalha atualmente. A apresentação não deve durar mais que uma hora e abrange áreas, como, por exemplo, estrutura organizacional, número de pessoas, competência e experiência das pessoas, metas e objetivos de negócios e descrições breves de projetos típicos. A apresentação também deve discutir os motivos que fundamentam a decisão da organização de alterar o processo e as ferramentas, como problemas, alteração do contexto de negócios e outros.

Nota: um workshop de avaliação é apenas uma entre várias maneiras de reunir informações sobre uma organização. É necessário complementá-lo com outros métodos de coleta de informações.

Quem Deve Participar

Um engenheiro de processo deve agir como um facilitador. Normalmente, o ideal é que o facilitador não faça parte da organização de desenvolvimento. É mais fácil, e talvez até essencial, que uma pessoa externa introduza uma nova perspectiva e faça as perguntas provocativas necessárias que trazem à tona problemas básicos. Como a alteração do processo de desenvolvimento de software é politicamente cobrada com freqüência, é essencial que o facilitador seja respeitado por todas as partes e seja visto como justo e imparcial.

O número de participantes deve ser entre 3 e 8, incluindo o facilitador. O workshop de avaliação inclui representantes de diferentes áreas da organização para retratar o estado atual de modo mais exato possível. Convide uma combinação adequada de pessoas para abranger todas as áreas possíveis, como:

• Coordenadores de projeto
• Arquitetos de software
• Analistas experientes
• Desenvolvedores experientes
• Testados experientes
• Gerente de departamento de desenvolvimento

As alterações no processo de engenharia de software afetarão muitas pessoas na organização de desenvolvimento de software, portanto, muitas pessoas desejarão estar envolvidas. Isso tem algumas vantagens porque a participação gera suporta. Entretanto, é necessário resistir bastante à tendência de incluir mais pessoas no workshop. O aumento do número de pessoas torna mais difícil, ou impossível, gerenciar o workshop. Como alternativa, deixe que cada equipe eleja um representante para o workshop ou conduza vários workshops, um para cada equipe. O propósito do workshop é reunir informações, não tomar decisões. Contanto que as pessoas sintam suas preocupações devidamente representadas, elas tendem a aprovar o processo.

Antes do Workshop

O facilitador precisa vender o workshop para aqueles que deverão freqüentá-lo e, com isso, estabelecer o grupo que participará do workshop. Forneça material preparatório aos participantes para que o revisem com antecedência, especialmente o engenheiro de processo que deve estar o mais preparado possível. O material preparatório deve incluir uma agenda que comunique o escopo e as metas do workshop que precisam ser revisados pelos participantes. Isso identificará potenciais problemas ou agendas ocultas antes do início do workshop.

O facilitador ou engenheiro de processo precisa ter acesso a materiais, como descrições da organização de desenvolvimento e descrições do processo existente.

Conduzir o Workshop

O facilitador conduz o workshop, que inclui:

• Dar a oportunidade de todos falarem. Isso será essencial se o workshop deverá ser visto como justo e imparcial.
• Manter o controle da sessão. Há uma grande tendência desses tipos de workshops tornarem-se sessões de insatisfação. Identifique, mas não discorra longamente sobre os problemas. Uma vez identificado um problema, prossiga.
• Reunir a entrada de informações.
• Reunir as descobertas.
• Resumir a sessão e mostrar as conclusões.

Uma típica agenda para um workshop de avaliação inclui:

• Fazer uma apresentação da organização de desenvolvimento por meio de um de seus representantes seniores.
• Fazer uma apresentação da abordagem de avaliação por meio de um engenheiro de processo.
• Identificar áreas de problemas. Conduza uma sessão de fórum de discussão para identificar todos os problemas na organização de desenvolvimento. Consulte Diretriz: Fórum de Discussão e Filtro de Idéias para saber como conduzir uma sessão de fórum de dicussão. Certifique-se de que todas as partes da organização de desenvolvimento sejam abrangidas.
• Classificar a posição das áreas de problemas. Proponha uma ordem de posição entre as áreas de problemas. Considere o uso de Diagramas de Pareto.
• Identificar as causas raízes dos problemas. Diagramas Espinha de Peixe pode ser úteis para fazer isso. Tome cuidado para não gastar muito tempo na identificação de causas raízes porque o foco principal do workshop de avaliação é revelar problemas. A coleta contínua de informações e a análise posterior realizada pelo engenheiro de processo terão como objetivo a revelação das causas raízes.
• Resumir os problemas. O facilitador resume a reunião e seu resultado. Ofereça aos participantes uma chance de expressar se concordam ou se existe algo que queiram incluir ou retirar.
• Identificar dois ou três projetos onde os problemas podem ser melhor estudados.
• Identificar pessoas a serem entrevistas para a avaliação.
• Esboçar um planejamento para o restante das tarefas de avaliação. Se possível, definir datas para entrevistas e futuros workshops.

Facilitar a Comunicação

Um workshop de avaliação diz respeito à comunicação entre as pessoas. Para facilitar a compreensão mútua, é necessário ter um entendimento comum do processo de desenvolvimento de software. Se a organização de desenvolvimento conhecer o RUP (Rational Unified Process), as disciplinas poderão ser utilizadas como um roteiro para cobrir todas as diferentes áreas do processo de desenvolvimento. Entretanto, se a organização já utilizar um outro processo e os participantes não tiverem um bom conhecimento do RUP, recomendamos que o engenheiro de processo utilize o processo de desenvolvimento do cliente como uma estrutura durante o workshop de avaliação e durante as entrevistas. Isso torna mais fácil para os participantes se expressarem e não é necessário gastar tempo durante o workshop com a tentativa de ensinar o RUP para os participantes.

Um exemplo de outro modelo de processo de desenvolvimento é o padrão ISO/IEC 12207, que é descrito como atividades e está organizado nas seguintes seções:

• Implementação do processo
• Análise de requisitos do sistema
• Design arquitetural do sistema
• Análise de requisitos de software
• Design arquitetural do software
• Design detalhado do software
• Codificação e teste de software
• Integração do software
• Teste de qualificação de software
• Integração do sistema
• Teste de qualificação de sistema
• Instalação do software
• Suporte à aceitação do software

Consolidar Resultados

Após o workshop de avaliação, o facilitador e os engenheiros de processo precisam gastar mais tempo para sintetizar as descobertas e condensar as informações em um formato apresentável. O produto é determinado pelas conclusões dos participantes do workshop, e não por aquelas do facilitador.

A própria organização deve expressar o direito à propriedade das conclusões, caso algum progresso precise ser feito. Coletivamente, é necessário chegar a um acordo sobre os problemas que precisam ser resolvidos e expressá-los sem formação de juízo crítico. O propósito da avaliação é identificar áreas que requerem aprimoramento, e não criticar ou censurar as pessoas.