Explicação

Uma Visão do Negócio para a organização na qual um sistema deve ser implantado, identificada como organização-alvo, pode ser alterada conforme evolui o entendimento de quais devem ser os objetivos e quais são os potenciais de mudança. Entretanto, o ritmo dessa mudança deve ser lento e normal somente durante a fase inicial do ciclo de vida.

A sugestão é que você expresse os objetivos em termos de casos de uso de negócios, trabalhadores de negócios e entidades de negócios, que são desenvolvidos de maneira que você possa ver como a visão de negócios é realizada.  A descrição do objetivo deve eventualmente abranger: 

• Os nomes e as descrições dos casos de uso de negócios novos ou alterados da organização.
• Uma visão geral e descrições resumidas dos casos de uso de negócios futuros, enfatizando como eles se diferem dos atuais. Para cada caso de uso de negócios, nomeie o cliente, o fornecedor ou outro tipo de parceiro, bem como a entrada, as tarefas e o produto resultante. Essas descrições não precisam ser abrangentes ou detalhadas, pois a intenção é estimular a discussão entre executivos seniores, funcionários e clientes. Além disso, tais descrições devem apresentar a filosofia de negócios e seus objetivos em termos diretos.
• As propriedades e metas mensuráveis de cada caso de uso de negócios, como custo, qualidade, ciclo de vida, tempo de espera e satisfação do cliente. Cada meta deve ser rastreável na estratégia de negócios e sua descrição deve informar como ela oferece suporte a essa estratégia.
• Uma especificação da tecnologia que oferecerá suporte aos casos de uso de negócios, com ênfase especial à tecnologia de informações.
• Uma lista dos possíveis cenários futuros. A especificação deve prever o máximo possível como os casos de uso de negócios deverão ser modificados nos próximos anos para estarem compatíveis com as novas tecnologias, com as novas interfaces realizadas entre o ambiente e com os outros tipos de recursos.
• Uma lista dos fatores críticos de sucesso, ou seja, os fatores críticos para a implementação bem-sucedida da visão do negócio.
• Uma descrição dos riscos que devem ser abordados para que o esforço de modelagem de negócios seja um sucesso.  

Localizando Áreas de Aprimoramento

Esta seção sugere várias perguntas que você deve se fazer para localizar as áreas na organização de destino que podem se beneficiar com o aprimoramento de negócio.

Examine cada caso de uso de negócios e faça estas perguntas:

• A Estrutura da Organização Pode Ser Aprimorada?
• É Realizado Trabalho Desnecessário?
• É Realizado Trabalho Igual ou Parecido em Locais Diferentes?
• Tempo é um Problema?
• Custo é um Problema?
• Ocorrem Muitos Erros?
• Os Relacionamentos com Fornecedores e Parceiros São um Problema?
• A Tecnologia de Informação Pode Ser Utilizada para Aprimorar o Negócio?

Lembre-se de três coisas enquanto decide como melhorar um negócio:

• Priorize sempre as necessidades do cliente.
• Concentre-se nos negócios principais e terceirize as tarefas que o negócio não executa bem.
• Não adote a primeira idéia que aparecer; há sempre várias maneiras de aprimorar um negócio ou resolver um problema.

A Estrutura da Organização Pode Ser Aprimorada?

Há muitas maneiras de melhorar um negócio. Um aspecto importante é como você organiza as pessoas que estão trabalhando nos processos de negócios. As seguintes diretrizes são recomendadas:

• Construir equipes com várias competências para realizar os casos de uso dos negócios principais.
• Reduzir o número de trabalhadores de negócios envolvidos em cada caso de uso de negócios. Esse procedimento ajuda a reduzir custos, entregas e desentendimentos.
• Dar mais responsabilidade aos trabalhadores de negócios envolvidos. Com isso, eles não precisarão esperar que outros decidam. Se necessário, eles podem mudar a maneira de trabalhar.

Uma maneira básica de organizar um caso de uso de negócios é criar equipes com as competências e responsabilidades necessárias.

É Realizado Trabalho Desnecessário?

Identifique o trabalho desnecessário examinando tarefas como:

• relatórios escritos que ninguém lê
• informações armazenadas que nunca são utilizadas
• envio de informações a pessoas que nunca as lêem
• aprovação de resultados sem motivo

Elimine essas tarefas onde for possível.

É Realizado Trabalho Igual ou Parecido em Locais Diferentes?

Você quer evitar a realização do mesmo trabalho várias vezes no mesmo negócio. Você sabe que o trabalho está sendo realizado em vários lugares quando:

• O trabalho é refeito porque as pessoas não confiam nos resultados ou não sabem o que foi feito antes.
• Os resultados são verificados e aprovados várias vezes.
• Informações iguais ou parecidas são armazenadas em vários lugares; por exemplo, dois bancos de dados similares.

Para evitar essas situações, modifique a maneira como o negócio é realizado de um ou vários dos seguintes modos:

• Dê credibilidade aos resultados, liberando-os oficialmente.
• Informe às pessoas sobre como o negócio funciona.
• Combine atividades semelhantes em uma.
• Reúna as informações em um local.

Tempo é um Problema?

O tempo de espera ou o tempo do ciclo de vida pode ser um problema mesmo se tudo estiver funcionando bem. Para identificar onde o tempo é problema, analise quanto tempo é gasto em cada caso de uso de negócios. Identifique o relacionamento entre tempo produtivo, tempo de espera e tempo de transferência.

Modifique o negócio com uma ou várias das seguintes ações:

• Mude a ordem das tarefas para que sejam realizadas em paralelo.
• Designe diversas tarefas a um único trabalhador de negócio.
• Simplifique as interfaces entre os trabalhadores de negócios, utilizando formulários predefinidos e gabaritos.
• Elimine o tempo de espera. Organize o workflow. Não deixe as coisas paradas e aguardando.
• Deixe as pessoas terem mais responsabilidade em vez de aguardarem decisões de outros.
• Aprimore o ambiente de trabalho. Verifique as ferramentas com as quais as pessoas estão equipadas. Você está utilizando uma máquina copiadora antiga para produzir material. Considere a compra de uma nova ou terceirize a cópia.
• Elimine o tempo de espera, combinando várias tarefas em uma.
• Minimize o tempo de trânsito de informações ou materiais entre as pessoas, aprimorando a comunicação; por exemplo, utilize mídia eletrônica.
• Automatize ou mecanize as tarefas humanas.

Custo é um Problema?

Uma maneira de reduzir custo é reduzir o número de pessoas envolvidas. É claro que você deve tentar tornar as tarefas menos caras, mas minimizar o tempo normalmente é a melhor maneira de reduzir custos. Tenha cuidado ao reduzir custos; isso normalmente afeta negativamente a qualidade dos resultados do negócio.

Ocorrem Muitos Erros?

Se ocorrem muitos erros no negócio ou nos resultados que o negócio produz, considere as seguintes ações:

• Localize a origem do erro e evite que ela ocorra.
• Minimize o número de entregas.
• Aprimore as interfaces de negócios internas. Esclareça as responsabilidades.
• Conduza uma revisão extra.
• Utilize formulários e gabaritos.
• Escreva simplesmente.
• Simplifique as tarefas.
• Simplifique as instruções, os formulários, os templates etc.

Os Relacionamentos com Fornecedores e Parceiros São um Problema?

Exemplos de problemas em relacionamentos com fornecedores externos e parceiros são tempos de preparação longos, espera, erros nas ordens e fazer a coisa errada. Considere as seguintes ações para remover os problemas:

• Simplifique a comunicação. Atribua alguém responsável pela comunicação.
• Trabalhe próximo aos fornecedores e parceiros.
• Reduza o número de parceiros ou fornecedores.
• Em vez de localizar um fornecedor, considere fazer isso no negócio.

A Tecnologia de Informação Pode Ser Utilizada para Aprimorar o Negócio?

É recomendável examinar de perto como as tecnologias podem mudar o negócio e cada processo de negócios individual. Este tópico normalmente é abordado paralelamente com Tarefa: Definir Requisitos de Automação.

Uma Organização de Destino Nova ou Totalmente Reestruturada

Esta seção sugere uma série de tópicos para discutir quando a tarefa for reestruturar os casos de uso de negócios de um negócio existente ou incluir novos casos de uso de negócios a fim de executar a reengenharia de negócio ou a criação de negócio:

• Olhar para a Organização de Destino e Seus Limites
• Olhar para o Caso de Uso de Negócios Individual
• Fatores de Sucesso Críticos
• Fatores de Risco

Olhar para a Organização de Destino e Seus Limites

Quando você estiver pronto para desenvolver uma visão do novo negócio, é recomendável iniciar estabelecendo primeiramente o que é o negócio inteiro - cada caso de uso de negócios e todos os atores de negócios. A finalidade é identificar mudanças e melhorias que afetam como as responsabilidades são distribuídas entre os atores de negócios e casos de uso de negócios. Isso normalmente envolve a modificação da interface entre a organização de destino e os agentes comerciais, movendo as tarefas entre os casos de uso de negócios e também removendo e mesclando os casos de uso de negócios.

Olhar para o Caso de Uso de Negócios Individual

Uma vez decidido os casos de uso de negócios a serem destacados, é recomendável seguir a maneira estruturada de Davenport [DVP93] para desenvolver uma visão. Isso requer uma série de workshops, cada um com uma ênfase específica.

Fatores de Sucesso Críticos

Os fatores de sucesso importantes são os fatores essenciais para o sucesso do projeto de engenharia do negócio. [JAC94] classifica os fatores de sucesso nas seguintes categorias:

• Motivação
• Liderança
• Propriedade de toda a organização
• Visão
• Foco
• Funções bem definidas
• Produtos reais
• Suporte tecnológico
• Orientação de especialistas
• Aceitação de riscos

Fatores de Risco

De acordo com [JAC94], os riscos da engenharia de negócios recaem basicamente em duas categorias: riscos associados ao processo de mudança e associados à tecnologia utilizada. [DVP93] classifica os riscos em cinco categorias:

• Alocação de recursos
• Organização e cultura
• Técnica
• Fatores de produto
• Mercado e ambiente

Relacionamento da Visão de Negócios com Artefatos de Visão Subordinada

Se o objetivo do esforço da modelagem de negócio for aprimorar a eficiência e a efetividade do negócio através da reestruturação, talvez, envolvendo automação, então nos modelos "a serem", os sistemas de negócio, os trabalhadores de negócio e as entidades de negócio novos e alterados poderão ser identificados. Os trabalhadores de negócio automatizados podem ser sistemas completos por si próprios e serão o indivíduo de um esforço de desenvolvimento separado, utilizando técnicas de reengenharia de software ou sistemas.

O esforço de modelagem de negócio, através das realizações de casos de uso de negócios, terão identificados os serviços e as interfaces a serem suportados por esses trabalhadores de negócio - e poderão ter derivado um conjunto de casos de uso subordinados. O exame das metas de negócio também terá levado à descoberta de requisitos não-funcionais e de qualidade de serviço para sistemas do trabalhador de negócio novos ou alterados.

Essas capacidades, responsabilidades, qualidades e requisitos de interface desejados podem ser resumidos em um artefato Visão para o trabalhador de negócio automatizado - e essa Visão, os casos de uso subordinados, as especificações de serviço e interface e os requisitos de qualidade - formam o conjunto de artefatos de condução inicial para o projeto de desenvolvimento subordinado.