7.4.1 Entradas para o Controle dos Custos

.1 Baseline do custo. O baseline do custo está descrito na Seção 7.3.3.1.

.2 Relatórios de desempenho. Os relatórios de desempenho (discutidos na Seção 10.3.3.1) fornecem informações sobre o escopo e o desempenho do custo, tais como quais orçamentos estão sendo alcançados e quais não estão. Os relatórios de desempenho podem, também, alertar a equipe do projeto para questões que podem causar problemas no futuro.

.3 Requisições de mudança. As requisições de mudança podem ocorrer de muitas formas - oral ou escrita, direta ou indiretamente, iniciada externa ou internamente, e legalmente imposta ou opcional. As mudanças podem requerer um aumento no orçamento ou permitir que ele seja reduzido.

.4 Plano de gerência do custo. O plano de gerência do custo está descrito na Seção 7.2.3.3.

7.4.2 Técnicas e Ferramentas para o Controle dos Custos

.1 Sistema de controle de mudança do custo. O sistema de controle de mudança do custo define os procedimentos pelos quais o baseline do custo pode ser alterado. Inclui manuais, sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças. O sistema de controle de mudanças do custo deve estar integrado com o sistema do controle integrado de mudanças discutido na Seção 4.3.

.2 Medidas de desempenho. As técnicas de medida de desempenho, descritas na Seção 10.3.2, auxiliam na avaliação da magnitude de qualquer variação que ocorra. A (EVM) Gerência do valor trabalho realizado (EVM earned value), descrita nas Seções 7.4.2.3 e 10.3.2.4, é especialmente útil para o controle do custo. Uma parte importante do controle de custo é determinar o que está causando variação e decidir se a variação requer uma ação corretiva.

.3 (EVM) Gerência do valor trabalho realizado. Todos os Planos de Controle de Contas do EVM devem continuamente medir o desempenho do projeto fornecidas por três variáveis independentes: 1) O Valor Planejado(PV), o cronograma do trabalho físico a ser executado, incluindo o valor estimado deste trabalho (anteriormente chamado de Custo Orçado para Planejamento do Trabalho [BCWS]), assim como comparando contra o 2) O Valor do Trabalho (Earned Value(EV)), físico realmente realizado, incluindo o valor estimado deste trabalho (anteriormente chamado de Custo Orçado para a Execução do Trabalho [BCWP]), e para o 3) Custo Real incorrido para completar o trabalho realizado (Earned Value). O relacionamento do 2) Valor do Trabalho (Earned Value) menos 1) Valor Planejado constitue a Variação Cronogramada (Schedule Variance (SV)). O relacionamento do 2) Valor do Trabalho (Earned Value) menos 3) Custo Real constitue a Variação de Custos (Costs Variance (CV)) para o projeto. Veja também a Seção 10.3.2.4.

.4 Planejamento adicional. Poucos projetos se desenvolvem exatamente conforme o planejado. Mudanças em perspectiva podem exigir uma estimativa nova ou uma revisão do custo ou, ainda, exigir análise de abordagens alternativas.

.5 Ferramentas computadorizadas. As ferramentas computadorizadas, tais como softwares de gerenciamento de projeto e planilhas (spreadsheet), são freqüentemente utilizadas para acompanhar o custo planejado versus o custo real, e para prever os efeitos das mudanças do custo.

7.4.3 Saídas do Controle dos Custos

.1 Estimativas de custo revisadas. As estimativas de custo revisadas são modificações nas informações de custo utilizadas para gerenciar o projeto. As partes envolvidas apropriadas devem ser notificadas, se necessário. O custo estimado revisado pode ou não requerer ajustes em outros aspectos do plano do projeto.

.2 Atualizações do orçamento. As atualizações do orçamento são uma categoria especial das estimativas de custo revisadas. As atualizações do orçamento são mudanças no baseline aprovado. Esses números são geralmente revisados apenas em resposta a mudanças no escopo. Em alguns casos, as variações de custo podem ser tão severas que um replanejamento rebaselining é necessário para fornecer uma avaliação realística do desempenho.

.3 Ações corretivas. Uma ação corretiva é qualquer ação tomada no sentido de ajustar o desempenho futuro esperado com o plano do projeto.

.4 Estimativa na conclusão (Estimate at Completion). A estimativa na conclusão (EAC) é uma previsão provável da maioria do custo total do projeto baseada no desempenho do projeto e quantificação de risco, descrito na Seção 11.4.3. As técnicas mais comuns de previsão são algumas variações do:

   EAC = custo real até a data, mais uma nova estimativa para todo o trabalho restante. Essa abordagem é usada com mais freqüência quando o desempenho passado mostra que as premissas da estimativa original estavam bastante imperfeitas, ou que não são mais tão relevantes, devido a mudanças nas condições. Fórmula: EAC = AC + ETC.

   EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante (BAC-EV). Esta abordagem é usada com mais freqüencia quando as varições atuais são vista como atípicas e as expectativas da equipe de gerência de projeto é de que variações similares não ocorrerão no futuro. Fórmula: EAC = AC + BAC - EV.

   EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante (BAC-EV) modificado por fatores de desempenho, freqüentemente o índice de desempenho de custo (CPI). Esta abordagem é usada com mais freqüencia quando as varições atuais são vista como típicas de futuras variações. Fórmula: EAC = (AC + (BAC - EV) / CPI)—Esta CPI é acumulativa.

  Cada uma das abordagens acima pode ser a correta para um dado projeto qualquer e fornecerá a equipe de gerência de projeto um sinal se a previsão EAC está num nível de aceitável.

.5 Encerramento do projeto. Processos e procedimentos devem ser desenvolvidos para o encerramento ou cancelamento dos projetos. Por exemplo, o Statement of Position (SOP 98-1 editado pelo American Institute of Certified Public Accountants—AICPA) exige que todos os custos por uma falha de informação tecnológica seja anulados no trimestre que o projeto for cancelado.

.6 Lições aprendidas. As causas das variações, as razões por trás das ações corretivas tomadas e outros tipos de lições aprendidas durante o controle do custo, devem ser documentadas de forma a tornarem-se parte da base de dados históricos a ser utilizada tanto no projeto corrente como em outros projetos da organização.(veja Seção 4.3.3.3).